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Control físico de los inventarios y sus retos

Los inventarios son uno de los activos más importantes de las compañías, en una doble dimensión: La primera, en cuanto a utilización de recursos financieros, que forman parte del llamado capital de trabajo. Es dinero “estacionado” o “almacenado” representado en mercancías, por lo que su nivel y exactitud es objeto de control y una de las preocupaciones de los directores y gerentes de finanzas.

La segunda tiene que ver con el servicio, porque una pobre gestión de inventarios puede acarrear roturas periódicas de stock que afectan directamente el nivel de servicio que la compañía desea entregar a sus clientes.

Bastarían esas dos razones para convencerse de la importancia de mantener un buen control de las existencias físicas, es decir, uno que permita identificar de manera oportuna los excesos, la baja rotación, las posibles roturas de stock, pero también los errores que se pueden cometer en la labor de guardado, como una equivocada ubicación o un daño de la mercancía en ese proceso, que imposibilite su uso o mermas de inventarios por diversas razones.

Equipo de auditoría para conteos, con paros en las operaciones (Foto de Tiger Lily en Pexels)

Cuando no se tiene oportuna visibilidad de este tipo de situaciones, es casi seguro que se presenten problemas de servicio y/o financieros, que al final, se ven reflejados en la última línea del estado de resultados, pero también en la imagen de la empresa ante sus clientes, si lo que ha fallado es el nivel de servicio.

Debido a ello, se ha convertido en una práctica generalizada la realización de conteos cíclicos, que se prefieren sobre los periódicos, que se realizan semestral o anualmente. Existe suficiente literatura acerca de la bondad de los primeros sobre los segundos. No obstante, una ventaja básica que no sobra resaltar tiene que ver con la oportunidad, valiosísima variable que puede marcar la diferencia entre un gran suceso negativo y un error controlable, solamente por la posibilidad de acción que permite tener conocimiento de una situación irregular, mucho antes de que esta se convierta en un problema mayor. Y es justamente allí, donde la realización de conteos cíclicos diarios, cubriendo un porcentaje importante de aquellas mercancías que conforman el Pareto, tanto en costo como en rotación, hace una gran diferencia para mantener el control permanente de estos stocks.

Generalmente, los directivos y los profesionales que se desempeñan en las diversas áreas de las empresas suelen identificar y cuantificar de manera rápida los costos visibles de cualquier proceso, pero no sucede lo mismo con la identificación y, aún más, la cuantificación de los llamados costos ocultos.

Conteo de inventarios con métodos tradicionales (Foto de Tiger Lily en Pexels)

Uno de los mencionados costos ocultos o laterales del procedimiento tradicional de la toma de inventarios en alturas, está asociado con los recursos que se deben asignar a la auditoría de las medidas de seguridad para evitar la ocurrencia de caídas. Extensos y completos checklists deben ser diligenciados por los responsables del mantenimiento del Sistema de Gestión de  Salud y Seguridad en el Trabajo (SGSST), incluyendo la revisión de procedimientos, capacitaciones, certificaciones, estado de los equipos, calidad y pertinencia de los elementos de protección personal (EPP), entre otros, además de validar que las personas que ejecutan estas labores tengan una correcta afiliación a la Aseguradora de Riesgos Profesionales (ARL) lo que de paso, lleva implícito un mayor costo de aseguramiento. Y el trabajo no para allí, porque se requiere digitalizar la información, generar informes y, como resultado de ello, planes de acción preventivos y correctivos, que dan lugar a nuevas validaciones.

Por otra parte, tenemos el costo de los riesgos, que no pocas veces es manejado de manera informal, apostando a la probabilidad de ocurrencia de los hechos.  Algo que nos ha enseñado la pandemia del COVID-19, es que cualquier cosa puede pasar, aún lo menos pensando y siempre será mejor estar preparado a no estarlo.

Esta reflexión viene al caso, relacionada con la valoración que solemos hacer de los riesgos a la hora de considerarlos en el control de los inventarios.  La recomendación puede resumirse en una frase que le escuchamos a los abuelos:

Ni tan cerca que queme al santo ni tan lejos que no lo alumbre.

Es decir, hay que ser lo suficientemente prevenido sin que esto reste rentabilidad a las organizaciones, lo cual presupone un análisis más acabado, que incorpore variables que solemos subestimar o ignorar y que, por ahorrar centavos, no se pongan en riesgo pesos.

Soluciones tecnológicas para el Control físico de inventarios

La tecnología ha venido a convertirse en una gran aliada en esta materia, permitiendo desarrollar el control de las existencias físicas, es decir, los conteos de estas con una mayor velocidad, eliminando riesgo de trabajo en alturas, la necesidad de alquilar equipos de movimiento de carga, de canastillas especiales para subir operarios a hacer conteos, de cerrar pasillos por seguridad, interrumpiendo las operaciones mientras se efectúan los inventarios cíclicos, pero además permitiendo tener registro fotográfico y fílmico de cada uno de los conteos, aspecto que contribuye a hacer mucho más eficiente el proceso de validación, cuando el resultado del conteo presenta discrepancias frente a los registros consignados en el WMS o en el ERP.

Ayudados de uso de drones y de aplicativos que usan tecnología como OCR y Machine Learning, los responsables de la toma de inventarios cíclicos en alturas cuentan en la actualidad con una gran herramienta que digitaliza completamente esta actividad, permitiendo multiplicar por varias veces el número de posiciones que se pueden contar diariamente en el mismo tiempo, lo que significa un control mucho más cercano de lo que está pasando con uno de los activos más valiosos de la compañía. Al reducir a una sexta parte el tiempo de la toma de información de una posición de pallet, se logra cubrir seis veces más cantidad de inventario, a un costo mucho menor.

Toma de inventarios en alturas usando drones, incremento productividad en almacenes (Fuente: Mecalux)

 

Esta tecnología ya está disponible en países como Colombia, a un costo muy competitivo para el mercado local, permitiendo una recuperación de la inversión de corto plazo, es decir, menor a 12 meses, lo que genera un atractivo importante a la hora de tomar la decisión de implementar esta solución. Un beneficio adicional, pero no menos importante a los mencionados anteriormente, tiene que ver con el salto cualitativo que en servicio y confianza genera la utilización de esta herramienta, para los dueños de las mercancías ya sea que las administren directamente, pero particularmente cuando son los operadores logísticos los que la implementan, dado que esto los coloca en un nivel superior incrementando la posibilidad de ganar nuevas y más importantes cuentas.

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Ejemplo de Informe del conteo con registro fotográfico y fílmico. Fuente: Gestcav

 

La solución desarrollada por la compañía GestCav consta de una licencia, por la que se hace un único pago, que da derecho a todas las futuras actualizaciones, un drone, una tableta que controla el vuelo y guía al piloto y una consola en la que se instala el aplicativo que interactúa con los sistemas de la empresa.

El desarrollo e implementación de la solución toma entre 4 y 6 semanas, desde la fecha de colocación de la orden de compra, contando con el acompañamiento permanente de www.gestcav.co, que es la empresa que comercializa en Colombia la solución. Como parte de su proceso comercial y de divulgación en el país, las empresas pueden contar con una DEMO en sus instalaciones, sin costo alguno para ellas, lo que permite conocer de primera mano su funcionamiento, su versatilidad y facilidad de uso. Así que, ¿por qué esperar que los demás nos tomen la delantera?

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Marco Tulio Rodríguez

Administrador de Empresas; MBA con especialidad en Alta Dirección; Diplomado Executive Logistics Management; Diplomado PNL, Coaching e Inteligencia Emocional; Socio Fundador de GESTCAV.

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Gestcav

Es una compañía colombiana que acompaña estratégicamente a nuestros clientes en la definición e implementación de soluciones de tecnología innovadoras en su cadena de valor, que les permita generar rentabilidad y ventajas competitivas. Tenemos soluciones 4.0 en: Inventarios con Drones, Trazabilidad de Activos Retornables, Ruteo Automático “Ultima Milla” RPA (Automatización Robótica de Procesos).

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