La Ruta de la Calidad y el ciclo de Deming

La aplicación correcta y sistemática del ciclo PHVA permite que la Ruta de la Calidad consista en un proceso de mejora continua; en el cual se efectúan mejoras incrementales sostenidas en el tiempo, al mismo tiempo que se establecen sus correspondientes directrices de control.

Cada ciclo PHVA asociado a la Ruta de la Calidad consiste en la aplicación estandarizada de ocho pasos básicos, tal como se relacionan a continuación:

1. Definir el proyecto

Objetivo: Definir y delimitar el problema o proyecto reconociendo su importancia.

Herramientas: Lluvia de ideas, matriz de prioridades, Histogramas, Gráficos de control, Diagrama de Pareto.

Siempre que se aborde un proyecto de calidad, es importante partir de unos requerimientos claros y precisos; de manera que el problema quede muy bien delimitado en función del alcance, de la meta y del impacto que el mismo persigue.

Las actividades que se abordan en la definición del proyecto son las siguientes:

2. Situación actual

Objetivo: Investigar la situación con espíritu analítico y crítico desde diferentes puntos de vista y acudiendo a diversas disciplinas.

Herramientas: Gráficos de control, gráficos de línea, Cursogramas o diagramas de flujo, Histogramas.

«Varios fenómenos en los resultados pueden descubrirse cuando se observa la situación actual desde diferentes perspectivas».

Es necesario entonces determinar todas las variables y parámetros que gobiernan el sistema objeto del estudio, con el fin de predecir sus efectos y por ende descubrir las pistas de resolución que se encuentran en el problema mismo.

Vale la pena considerar que uno de los principales objetivos de esta fase consiste en, de ser necesario, atajar efectos negativos por medio de medidas temporales y sintomáticas.

Las actividades que se abordan en la situación actual son las siguientes:

3. Análisis

Objetivo: Descubrir las causas fundamentales del problema.

Herramientas: Diagrama de Ishikawa, Diagrama de dispersión, Diagrama de Pareto.

Establecer las causas principales del problema implica plantear inicialmente unas hipótesis y comprobar su relación con el efecto puesto que en la Ruta de la Calidad, las causas son determinadas científicamente (hechos y datos).

Las actividades que se abordan en el análisis son las siguientes:

4. Acciones

Objetivo: Determinar un plan de acción efectivo.

Herramientas: Lluvia de ideas, Diagrama de Gannt.

Las primeras acciones bien pueden haber comenzado a determinarse en la situación actual, claro está, son acciones de naturaleza sintomática, temporal; que mitigan efectos negativos y/o aseguran la continuidad de los procesos con el mínimo impacto adverso al sistema.

Por otro lado, las acciones raíces, es decir, de naturaleza preventiva y causal, están dirigidas a eliminar las causas de los errores, a asegurar su no repetición.

Las actividades que se abordan en las acciones son las siguientes:

5. Ejecución

Objetivo: Llevar a cabo el plan de acción, documentando los resultados.

Herramientas: Hojas de verificación.

La ejecución corresponde a la segunda fase del ciclo PHVA, es decir, un paso más allá del plan. Las acciones preventivas y causales deben ejecutarse según lo establecido en toda la fase de planeación; dicha implementación debe realizarse con la participación activa del equipo involucrado directamente en los procesos afectados, al mismo tiempo que debe ser monitoreado de forma constante.

Las actividades que se abordan en la ejecución son las siguientes:

6. Verificación

Objetivo: Verificar si las acciones ejecutadas han sido efectivas.

Herramientas: Gráficos de control, gráficos de línea, histogramas.

La verificación de las acciones no solo depende de la recolección de información del proceso de ejecución; también precisa de los indicadores que lograron revelar el estado de la situación actual (antes de la implementación de acciones).

De manera que la verificación consiste en comprobar la efectividad de las acciones considerando los resultados parciales y/o finales y la situación inicial. Recuerde que el éxito de la Ruta de la Calidad se mide en función de la productividad, de manera que debe evaluarse con espíritu crítico en los términos en los cuales está establecida la meta del proceso.

En caso de que los resultados no sean los esperados, es decir, no sean efectivos, debe retomarse el segundo paso de la metodología.

7. Estandarización

Objetivo: Prevenir la reaparición del problema.

Herramientas: Manuales de procedimientos.

Un ciclo PHVA transita en ascenso por medio de mejoras incrementales en la pendiente inclinada del devenir de los procesos; en cuyo caso, la cuña que asegura que no se vuelva gradualmente a las prácticas anteriores es la estandarización.

Las actividades que se abordan en la estandarización son las siguientes:

8. Documentar (Definir nuevos proyectos)

El objetivo de la fase de documentación del cierre del proyecto consiste en recapitular información que servirá como guía y derrotero para futuros proyectos. De manera que en esta fase el equipo deberá revisar el proceso llevado a cabo y los resultados obtenidos.

Es necesario cerrar el proyecto con un reporte final de la Ruta de la Calidad, se recomienda mediante el uso de Makigamis.

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