La Gestión de Proveedores en la Estrategia empresarial

En cualquier organización el control y seguimiento de los proveedores (incluyendo servicios tercerizados), así como de los artículos y servicios que suministran, se ha convertido en un factor relevante en la articulación de la estrategia de las organizaciones. Bajo esta premisa los departamentos de compras y el proceso de gestión de pedidos se han situado como uno de los pilares relevantes dentro de la gestión empresarial.

Podemos considerar tres factores principales que determinan, generalmente, nuestra decisión de trabajar con un proveedor: la calidad de su artículo o servicios, el propio trabajo de gestión y control del proveedor y el menor coste de trabajar con un tercero en relación a efectuar en trabajo dentro de la organización.

En relación al primer punto su relevancia no suele ser discutible, salvo por el factor precio que pueda acompañar a la adquisición del material. La buena calidad de un producto, y especialmente cuando dicho artículo va a ser integrado en la cadena de valor de nuestra organización, queda fuera de toda duda. La elección de los artículos de entrada dentro del proceso productivo de nuestra entidad, condiciona en gran medida dicho proceso de fabricación. La elección de materiales que no tengan unas características mínimas de calidad puede ser origen de posteriores desviaciones en el proceso de trabajo.

De este modo, los controles de material en entrada constituyen uno de los puntos más desarrollados hace años por las empresas, especialmente las dedicadas al sector industrial y suele considerarse uno de los requisitos relevantes en relación al apartado de proveedores por  los Sistemas de Gestión de Calidad.

Reseñarse que con los años se ha ido ampliando este control tanto a las actividades subcontratadas dentro del proceso productivo como a trabajos efectuados por colaboradores más allá de la línea del proceso productivo principal. En el primer caso como consecuencia de que el proveedor actúa dentro de nuestra “cadena productiva” y un error puede repercutir tanto en la calidad de nuestro trabajo como en el cumplimiento de plazos u otros requisitos acordados con nuestros clientes. Para el caso de los colaboradores generalmente asociados a procesos de apoyo de la organización con el paso del tiempo las empresas han ido comprobando que errores producidos por consultorías, empresas de transporte, mantenimiento informático, etc. disminuyen la eficiencia de la empresa y pone en riesgo su productividad.

La gestión y control de nuestros proveedores suele considerarse el segundo punto de relevancia para determinar la calidad de nuestro trabajo en común. La determinación de secuencia de evaluación inicial de proveedores, así como de sistemáticas de control y reevaluación en el tiempo, son una constante en la gestión de proveedores y subcontratistas. Aspectos implementados hace años por los Sistemas de Gestión de Calidad su importancia es muy relevante especialmente con los considerados como proveedores estratégicos. Aspectos como el control de las incidencias que puedan originarse, su grado y nivel de resolución y la atención general prestada por el proveedor se han ido incorporando progresivamente a las dinámicas de evaluación de los proveedores por parte de muchas organizaciones. Reseñarse que estás metodologías de valoración son dinámicas y se encuentran en continua evolución dependiendo de la estrategia y los objetivos de la organización. Por otro lado la valoración de proveedores está evolucionando a la adopción de distintas metodologías de puntuación considerando el tipo de proveedor a evaluar.

Jamás el esfuerzo desayuda a la fortuna Fernando de Rojas, escritor español del siglo XVI

Por último y como tercer punto a considerar está el gasto de internalizar un determinado trabajo o proceso, especialmente si este no pertenece a trabajo principal desarrollado por la organización. Por este motivo muchas empresas proceden a subcontratar parte de sus áreas de negocio tales como el transporte, la gestión laboral y fiscal, el mantenimiento informático, actuaciones formativas, servicios de consultoría, etc. Además en no pocas ocasiones ciertas partes del proceso de trabajo, dentro de la cadena de valor, son “pasadas” a un proveedor como consecuencia de su mejor trabajo y mayor especialización. Bajo esta dinámica de trabajo las organizaciones adoptan un modelo trébol o similar optimizando sus recursos al centrarse en lo que aporta valor al producto o servicio prestado y se benefician del conocimiento y el trabajo más optimizado de sus colaboradores.

Desde siempre el control de proveedores se ha considerado un aspecto relevante en la gestión empresarial, teniendo en cuenta además su elevado porcentaje, por regla general, en los gastos de las empresas. En los últimos años y no en pocos sectores nuestros proveedores pueden llegar a determinar nuestra propia imagen de negocio además de la calidad y excelencia de nuestro trabajo. Cada vez más las organizaciones están centrando sus esfuerzos en su “core”, tercerizando los secundario en proveedores especializados.