Actualidad

¿Qué procesos pueden ser digitalizados en tu empresa en 2022?

La transformación digital se acelera y es más que una moda: se vuelve imprescindible en un mundo cada vez más global. Apoyarse en la tecnología es esencial para poder ser competitivos en entornos VUCA como los que tenemos hoy en día. El problema es que puede ser abrumador escoger entre tantas herramientas disponibles. ¿Qué procesos se pueden digitalizar y cuáles vale la pena priorizar? Veamos aspectos clave que se pueden automatizar en el día a día profesional.

¿Qué procesos de la empresa se pueden digitalizar?

Imagina todo lo que puede mejorar en tu negocio si consigues delegar en la tecnología. Esto es lo que te permite la digitalización: más tiempo, menos costes y en general más satisfacción para la empresa y los clientes.

 Digitalizar significa:

  • Trabajar con más agilidad
  • Reducir procesos
  • Abaratar costes
  • Aprovechar más los recursos
  • Aumentar el potencial de alcance del mercado
  • Necesitar menos espacio para la empresa
  • Reducir la huella ambiental
  • Mejorar la atención al cliente
  • Ahorrarse muchas reuniones innecesarias

Estas son algunas de las muchas ventajas que se pueden conseguir con la transformación digital de la empresa. Hay que tener en cuenta que esto no se produce de un día para otro, sino que se trata de un proceso.

Veamos a continuación algunos de los cambios que se pueden realizar para avanzar hacia un negocio más digitalizado. En última instancia, se trata de conseguir una mayor eficiencia global de la empresa.

1. Facturación

Acaba con tanto papeleo y di adiós a las prisas de última hora recopilando facturas en papel para presentar el IVA trimestral. Hoy en día incluso los mejores programas para hacer facturas son asequibles para pequeñas y medianas empresas. Permiten automatizar una gran cantidad de tareas, haciendo el trabajo más fácil, eficiente y cómodo.

Con un programa tipo ERP puedes realizar muchas acciones de manera más productiva: 

  • Conciliación bancaria
  • Generación de presupuestos y facturas
  • Asientos automáticos en el Libro Diario
  • Gestión de trazabilidad
  • Cálculo de impuestos
  • Cobro más ágil
  • Creación de remesas
  • Emails personalizados

Además, la ventaja de un buen programa de este tipo es que puedes acceder desde cualquier lugar. Este punto es importante a la hora de elegir el software adecuado. Ten en cuenta que ganarás en eficiencia, accesibilidad, coordinación y comodidad si puedes entrar desde casa o la oficina, incluso con tu smartphone.

2. Gestión de clientes

Otro de los procesos que pueden ser digitalizados en tu empresa es el manejo de clientes. Piensa en todo el tiempo que se va hoy en día en cualquier clase de asistencia, seguimiento, comunicación y gestión de este tipo. Un CRM es la solución ideal para mejorar este tipo de procesos.

Estas son algunas de las actividades habituales que te permite un programa así: 

  • Revisión de información de contactos
  • Acceso rápido a documentación de clientes
  • Calendario de visitas o reuniones
  • Gestión de reservas
  • Portal para acceso de clientes
  • Análisis y detección de oportunidades de venta

3. Control de inventario

Si tu empresa cuenta con productos físicos a la venta, por ejemplo, sin importar si se trata de un e-commerce o de un retail, puedes llevar el control del stock con un programa. Estas son algunas de las tareas que se pueden delegar en la tecnología:

  • Control de entradas y salidas de mercancía
  • Visión global del estado de los pedidos
  • Asignación de alarmas ante poco stock
  • Integración con soluciones de ecommerce
  • Vinculación con la contabilidad digital de costes
  • Acceso y seguimiento de almacén y envíos

Una de las decisiones más importantes de la gestión de las operaciones consiste en la reposición de cada item en cada punto de la cadena. En la actualidad existen herramientas digitales simples y a su vez robustas que permiten automatizar las decisiones de reposición de inventario, tal es el caso de FillRate 100.

Este tipo de herramientas se centra en la reudcción de inventarios y agotados. Con esto, se consigue mejor reputación de marca y más fidelización de clientes. Por lo tanto, a la hora de escoger procesos para digitalizar, una gestión automatizada del inventario debería ser prioridad. A fin de cuentas, si hay más clientes fieles, la empresa podrá resistir más, en un contexto económico tan desafiante como el actual.

4. Coordinación de equipos

Las reuniones son ladrones del tiempo muy habituales dentro de las empresas. A veces se producen más de las necesarias o duran demasiado. Un programa de gestión de proyectos y equipos es perfecto para reducir esto.

Trello o Slack son dos ejemplos distintos, pero igualmente útiles para poder coordinarse con más facilidad. Por ejemplo, si creas varios tableros con distintos proyectos y tareas en Trello, puedes asignar roles, enviar recordatorios y mucho más. Esto supone un importante ahorro de emails, llamadas y encuentros. 

Una vez dicho esto, cierto número de reuniones es necesario en las empresas. No solo sirven para avanzar en el trabajo, sino también como elemento cohesionador. Digitalizar las reuniones con Zoom, Microsoft Teams o alguna otra herramienta puede ser muy positivo para mejorar la productividad.

La coordinación de equipos trasciende de las herramientas digitales colaborativas; integrar diversas áreas de la empresa es fundamental, tal es el caso de ventas y producción, y los distintos eslabones de las operaciones. Con herramientas como OTIF100, esto es posible.

5. Marketing y ventas

Hoy en día los clientes de cualquier negocio se mueven por el mundo digital. Esto significa que, si la empresa se mueve en los canales correctos, puede llegar a su audiencia con eficacia.

Digitalizar a nivel de marketing y ventas no significa solamente estar presente en LinkedIn publicando alguna foto en un Congreso. Se requiere una estrategia específica para conseguir visibilidad y aumentar las ventas. Por ello deben entrar estos departamentos y ocuparse de ello.

Además, se puede aprovechar también la digitalización para los propios procesos de gestión. Hay muchas tareas del día a día de las empresas vinculadas a marketing o a ventas que se pueden automatizar.

  • Programar posts en redes
  • Generar informes de resultados
  • Revisar y optimizar el embudo
  • Hacer seguimiento de prospectos
  • Fidelizar clientes
  • Atender incidencias o dudas
  • Concertar citas
  • Enviar presupuestos

Estas son algunas de las muchas acciones digitalizables para vender más y con mayor eficiencia.

¿Por dónde empezar a digitalizar?

Digitalización no es transformación digital, la transformación requiere de enfoque, de remosión de restricciones de los procesos, de un cambio enla forma de hacer las cosas. No todas las empresas están en la misma fase: algunas necesitan empezar a digitalizar lo más básico. En cambio, hay otras que llevan tiempo usando programas de software, y sin embargo, tienen nuevos retos. Sea cual sea tu caso, estos son algunos puntos clave para que decidas tus próximos pasos:

  • Analiza dónde se te va más tiempo
  • Pregunta al personal qué dificultades tienen
  • Evalúa las opciones del mercado

Vale la pena dar el salto para aprovechar los beneficios que supone la digitalización. Con todo, se debe mantener siempre un tiempo prudencial de adaptación, contando que todo cambio pasa por una curva de aprendizaje. Pasada dicha fase inicial, cualquier inversión en digitalización del negocio tiene un gran retorno. 

Además, ten en cuenta que algunos programas de este tipo se pueden integrar con otras soluciones. Si te apoyas en un software integral que te permita una visión global interdepartamental, ganarás en eficiencia. Por lo tanto, puedes elegir una herramienta tipo ERP (Enterprise Resource Planning), que suelen incluir diversos módulos que cubren estas y otras necesidades del negocio.

Los ERP tienen la gran ventaja de permitir una integración total de la información, que queda unificada y no se duplica. Además, ayudan a más coordinación entre distintos procesos del negocio, evitando comunicaciones internas innecesarias. Se ahorra en trabajos duplicados y se consigue más coordinación interna. Por lo tanto, en resumidas cuentas, se aumenta el desempeño, y así la rentabilidad del negocio en su conjunto.

Conclusión 

Como ves, la gran mayoría de procesos de las empresas se pueden digitalizar a día de hoy, al menos una parte de ellos. Todavía sigue siendo crucial cierto grado de presencialidad y de factor humano, pero la ingeniería informática avanza a toda velocidad.

Vale la pena aprovechar todo lo que nos ofrece, y además, esto pasa a ser crítico en un escenario tan retador como el actual. 

Estos son los principales procesos que se pueden digitalizar a día de hoy: 

  • Facturación, contabilidad y todo lo relativo a finanzas e impuestos
  • Gestión de clientes, proveedores y contactos en general
  • Control de stock si la empresa comercializa productos físicos
  • Coordinación de equipos a nivel presencial y con modelos híbridos
  • Marketing y ventas

Ahora ya sabes por dónde empezar o continuar tu transformación digital de la empresa. Dar el salto vale la pena, y podrás ir notando sus beneficios muy pronto.

Vale la pena superar las resistencias al cambio, y recordar lo que ya dijo Arquímedes: ‘Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo’. Los avances digitales de hoy nos abren paso a muchas posibilidades que antes eran impensables. Si les sabes sacar partido, podrás hacer más con menos. 

¡Mucho éxito y que consigas impulsar tus resultados gracias a la transformación digital de tu empresa!

Beatriz Ariza Rossy

Escritora y experta en marketing freelance. Combina su trabajo knowmad con una vida tranquila en plena naturaleza.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

Botón volver arriba
Nuestros partners recogerán datos y usarán cookies para ofrecerle anuncios personalizados y medir el rendimiento.    Ver Política de privacidad
Privacidad